Comment rédiger un email en anglais

La rédaction d’un email en anglais est souvent source de nombreuses questions métaphysiques ! De quelle façon s’adresser à son interlocuteur, comment introduire le sujet, quelle formule de politesse utiliser pour conclure… Tout cela répond à des règles assez précises que les anglophones connaissent bien, mais qui ne sont pas toujours évidentes pour nous Français ! La Route des Langues vous aide à y voir clair.

Tout d’abord… un peu de vocabulaire anglais !

Email : courrier électronique - Attention ! En français, on a tendance à utiliser le mot « mail » pour signifier « courrier électronique ». En anglais mieux vaut utiliser le mot « email », le « mail » étant le courrier « papier » qui est déposé par le facteur dans la boîte aux lettres ! Recipient : destinataire Sender / emailer : expéditeur Reply : répondre Forward : faire suivre / transférer Attached file : fichier joint Save : enregistrer Delete : supprimer

Rentrons dans le vif du sujet : voici quelques astuces qui vous éviteront de passer des heures à vous poser des questions

1/ Comment s’adresser à son interlocuteur anglophone ?

Ne commettez pas d’erreur dès l’entrée en matière ! Saluez votre interlocuteur comme il se doit. La première question que vous devez vous poser, c’est quel est votre degré de proximité avec lui.

• Vous ne savez pas qui va lire l’email (par exemple dans le cadre d’une candidature spontanée) : utilisez « To whom it may concern », qui équivaut au « Madame, Monsieur » que l’on utilise en français.
• Vous connaissez le nom de la personne à qui vous écrivez, mais vous ne l’avez jamais vue, ou vous souhaitez marquer le respect : écrivez « Dear Mr. Smith »
• Vous connaissez la personne à qui vous vous adressez, vous avez déjà été en contact avec elle : alors optez pour le « Hello John », ou encore « Hi Amanda » (un peu plus familier).

2/ Prendre contact

Dans un email en anglais, pensez toujours à restituer le message dans son contexte. Cela permettra à votre interlocuteur de comprendre immédiatement qui vous êtes et pourquoi vous vous adressez à lui.

• Pour indiquer par quel intermédiaire vous avez eu ses coordonnées, vous pouvez par exemple utiliser :

« Your name was given to me by… »  (Votre nom m’a été donné par…) « I am writing on behalf of… » (J’écris de la part de…)

• Pour introduire le sujet du message, vous pouvez écrire :

« I am writing with regard to/regarding… » (je vous écris concernant…)

• Si ça n’est pas la première fois que vous traitez avec cette personne, alors faites référence à vos précédents échanges, en utilisant par exemple :

« Futher to your last email » (suite à votre précédent email) « Following our conversation » (suite à notre conversation)

3/ Rédiger le corps du message

Pas de règle particulière à respecter dans le corps du message d’un email en anglais, mais quelques formules usuelles peuvent vous faciliter la vie !

• Vous souhaitez obtenir des explications, des détails sur un sujet particulier :

« Could you give me more details / further information about… » « Could you please clarify ? »

• Vous souhaitez informer votre interlocuteur d’un sujet particulier :

« I am glad to inform you that / I regret to inform you that »

• Si vous envoyez une pièce jointe au message, plusieurs façons de l’indiquer :

« Please find attached my resume » « Enclosed please find the necessary details » « I am happy to enclose a brochure »

4/Conclure

À la fin de votre message, faites référence à la prochaine étape de vos échanges (un rendez-vous, une réponse écrite, l’envoi de documents…). Cela permettra à votre interlocuteur de garder en mémoire ce que vous attendez de lui. Quelques exemples : « I am looking forward to meeting you » « Please feel free ton contact me » « Thank you in advance for your reply » « Let me know if you need further details » Un peu moins formel : « Speak to you soon / See you soon » Familier : « Let’s keep in touch »

5/ Ponctuer avec une formule de politesse

Pour clore votre message, insérez une formule de politesse. En français nous utilisons quasi-systématiquement le « cordialement ». En anglais, la formule utilisée dépendra encore une fois du degré de familiarité que vous voudrez adopter. « Yours faithfully » (très formel), « Best/kind regards » (formel), ou encore « Best wishes » ou simplement « Regards » (à utiliser avec une personne que vous connaissez bien).   Voilà, vous savez tout sur la meilleure façon d'écrire un mail en anglais ! À vous de jouer maintenant !

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